Maatschappelijk effect 5

Wat wilden we bereiken?

Met een nieuw organisatieplan streven naar de doorontwikkeling van de organisatie en haar bedrijfsvoering. Begin 2020 is gestart met zelforganisatie. Dit laten we nu deels los. We zijn en blijven een platte organisatie. Binnen de gemeente zijn de lijnen kort. Veel van de verantwoordelijkheid is laag in de organisatie belegd. We leveren daarbij maatwerk. We vergroten de zelfstandigheid van de professionals en faciliteren in de behoefte aan sturing en prioritering voor de medewerkers die daar behoefte aan hebben. Dat betekent dat we een hybride organisatie hebben. Waardoor voor inwoners, organisatie en ondernemingen merkbaar is dat we een efficiënte bedrijfsvoering voeren.

Wat hebben daarvoor gedaan?

In 2023 is opnieuw een Management Team aangesteld binnen de gemeente Woudenberg, conform het plan voor de organisatie dat in 2022 is vastgesteld. Het nieuwe MT heeft zich, net als de waarnemende directie daarvoor, ingezet om medewerkers te binden en te boeien. Daarbij is er veel aandacht uitgegaan naar de individuele medewerker. Veel vacatures zijn in 2023 vervuld, het verzuim is stevig gereduceerd, van een piek van 14% in 2022 tot een percentage structureel onder de 5% in de laatste maanden van 2023.

In de periode vanaf het vaststellen van de begroting 2023 tot aan het einde van het jaar 2023 zijn meer dan 50 mensen aangenomen op vaste plekken. De gemeente heeft een eigen in-house training opgezet en de eigen in-house coaching voortgezet. We hebben collega’s aangenomen, gericht op competenties, houding en gedrag. Daarbij zijn ook veel medewerkers aangenomen zonder gemeentelijke ervaring. De wetenschap dat 20% van de gemeentelijke ambtenaren in de gehele sector in de komende vijf jaar met pensioen gaat, zorgt er voor dat wij ook innovatiever om moeten gaan met de vervulling van vacatures.

In 2023 hebben we vacature teksten verbeterd, we hebben meer gebruik gemaakt van social media om nieuwe collega’s te werven. Het betekent dat in 2023 er een stevige reductie is van inhuurkosten ten opzichte van voorgaande jaren, een trend die in 2024 zal worden voortgezet.

Behoud van medewerkers is misschien nog wel belangrijker als het aantrekken van nieuwe collega’s. Door persoonlijke gesprekken te voeren, focus te leggen op ontwikkeling van collega’s en een veilige en prettige werksfeer te behouden, willen we het verloop laten dalen. Er zijn ook meerdere collega’s opleidingen gestart om door te groeien naar een nieuwe werkplek binnen de gemeente. Deze mogelijkheden brengt het MT ook actief aan de man.

Met zoveel nieuwe collega’s is er ook blijvende aandacht nodig voor verbinding onderling. In 2023 is gestart aan de nieuwe organisatievisie, welke in 2024 wordt afgerond. Dit is een intern organisatiedocument, waarbij onder andere de kernwaarden van onze organisatie centraal komen te staan: straks aandacht, professionaliteit, integriteit en verbinding. In 2024 wordt een uitvoeringsprogramma aan de organisatievisie verbonden.

Vanaf het boekjaar 2023 (dit is landelijk met een jaar uitgesteld, waardoor er extra tijd om goed voor te bereiden) geven colleges van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording af in de jaarstukken. Tot die tijd verstrekt de accountant bij de jaarrekening een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Geven de jaarstukken een goed financieel beeld? En zijn de financiële transacties die eraan ten grondslag liggen rechtmatig tot stand gekomen? Dat tweede oordeel, over de rechtmatigheid, verdwijnt. Het wordt de taak van het college zelf om zich daarover te verantwoorden.

De invloed van de veranderingen in de maatschappij op het werk, de uitdagingen op de arbeidsmarkt en het aantrekken en behouden van kwalitatief goed personeel zijn de komende jaren de belangrijkste uitgangspunten voor de organisatie om alert op te zijn en beleid op te voeren. Hieronder een korte samenvatting van de meest opvallende en impactvolle punten:

• Door de snelle ontwikkeling van technische mogelijkheden verdwijnen veel eenvoudige taken en werkzaamheden in rap tempo;
• Door deze veranderingen wordt een ander en breder kennisniveau van medewerkers gevraagd waarop we nu op dienen te anticiperen door oa. gerichte opleiding;
• Medewerkers hebben vaker met ongewenst gedrag, agressie en geweld te maken in dagelijkse dienstverlening aan inwoners (aandacht voor en training in);
• De concurrentie op de arbeidsmarkt om talent en de toenemende vergrijzing blijven uitdagingen;
• Het aantal vacatures op de arbeidsmarkt is groter dan het aantal werkzoekenden, tegelijk hebben wij voor veel vacatures passende medewerkers weten aan te trekken;
• Behoefte (en noodzaak) om het aantrekken en behouden van medewerkers met breed vakmanschap en talent door middel van maximale inschalingsvergoedingen aan te bieden (landelijke trend) en hoe gaan wij hier tegen concurreren;
• Goed in- en overzicht door HR blijvend nodig om ontwikkelingen te volgen op het gebied van werk, vaardigheden en het personeel en daarop te anticiperen bv d.m.v. strategische personeelsplanning;
• Thema’s zoals vitaliteit, werkdruk en herstelbehoefte blijvende aandacht geven, samen met onze partners zoals de arbodienstverlening;
• Met een nieuw Werving & Selectie strategie in combinatie met een herziene aanpak qua arbeidsmarktcommunicatie zetten we in op de uitdagingen;
• Het onboardingsprogramma dat eind 2022 is afgerond wordt in 2023 uitgerold.

We benadrukken dat er aandacht blijft voor een gezonde verhouding tussen uit te voeren taken en voldoende capaciteit samen met tijdsinvestering om te kunnen ontwikkelen. Met een accent op een vitaal personeelsbestand volgen we oa.de ontwikkeling van verzuimcijfers op de voet.

Verzuimcijfers gelden als een indicator over hoe het is gesteld met de vitaliteit binnen de organisatie. We gaan hierbij uit van een gemiddeld (jaar) percentage, waarbij ons streven is om onder het landelijk gemiddelde te blijven. In het afgelopen jaar lag dit cijfer ver boven het landelijk gemiddelde. We werken hard vanuit werkgeverschap om het verzuimcijfer positief te beïnvloeden om in een voorstadium bv signalen van werkdruk tijdig met medewerkers in gesprek te gaan.