Maatschappelijk effect 1

Wat willen we bereiken?

De kennis en kracht in de Woudenbergse samenleving is groot en als gemeente staan wij naast onze inwoners om samen te kijken wat goed is voor het dorp. Met nieuwe methoden en meer (digitale) communicatiemogelijkheden kunnen we slagen maken in de effectiviteit van onze participatie. De gemeente zoekt actief verbinding met haar inwoners en ondernemers, opereert transparant en is benaderbaar. Participatie leidt tot betere resultaten.

Wat gaan we er voor doen?

De gemeente communiceert actief met haar inwoners over gemeentelijke aangelegenheden, zoals bijvoorbeeld dienstverlening, werkzaamheden in de openbare ruimte en evenementen. Ook in tijden van noodsituaties, rampen of andere crisisgebeurtenissen speelt communicatie een cruciale rol. Hiervoor worden er verschillende kanalen ingezet waaronder de website, sociale media, nieuwsbrief en (pers)bijeenkomsten.

Zonder een actieve en effectieve communicatie kan het moeilijk zijn voor inwoners om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen, kwesties of mogelijkheden voor participatie binnen de gemeente. Juist hierdoor kan de gemeente een omgeving creëren waarin participatie wordt aangemoedigd, inwoners zich gehoord voelen en vertrouwen hebben in het besluitvormingsproces.

Zo is er een startnotie participatie, hierin staat het proces beschreven om te komen tot nieuw beleid. Beleid dat passend is bij wensen en mogelijkheden van dit moment. We kijken eerst welke communicatiemiddelen en methoden er nog meer gebruikt kunnen worden en of dit aansluit bij de wensen van de verschillende doelgroepen. Tegelijkertijd onderzoeken we bestaande participatie(communicatie)middelen en methoden. Dit zijn uiteindelijk de communicatie-instrumenten die worden gebruikt om participatie te bevorderen en inwoners actief te betrekken bij besluitvormingsprocessen. Zonder communicatie geen participatie.

Binnen de communicatiemiddelen wordt een uitsplitsing gemaakt naar een aantal vormen van participatie, te weten digitale participatie (apps/Whatsapp/email/digitale onderzoeken) en offline participatie (bewonersavonden/straatinterviews/enquêtes) en permanente participatie (panels/adviesraden etc.). Daarnaast is het bij de te maken keuzes rond participatie belangrijk om helder te zijn over (verwachtingsmanagement) het doel, de omvang en de vorm van het participatieproces.

En voordat er communicatiemiddelen en tools worden ontwikkeld en aangeschaft, wordt er in 2024/2025 eerst onderzoek gedaan naar wanneer en op welke wijze participatie kan plaatsvinden. Hiervoor wordt zo breed mogelijk informatie opgehaald, zowel binnen als buiten de gemeente. Te denken valt o.a. aan ambtelijke collega’s die regelmatig participatie inzetten, andere gemeenten en sport- en cultuurverenigingen, ondernemers en overige maatschappelijke organisaties.

Zo komt er meer zicht op de vraag welke instrumenten en randvoorwaarden de gemeentelijke organisatie nodig heeft om participatie tot een succes te maken. We schetsen op basis van deze informatie een drietal ambitieniveaus (scenario’s) - met bijbehorend instrumentarium - en geven daarbij een inschatting van benodigde middelen en capaciteit. Ook de vraag op welke wijze de meer op afstand staande inwoner kan worden betrokken komt terug in de scenario’s.

Middels een collegevoorstel en wensen en bedenkingen procedure worden de ambitieniveaus/scenario’s voorgelegd aan het gemeentebestuur. Na besluitvorming vóór een van de scenario’s kan gestart worden met de laatste processtap, het opstellen van het beleidskader, de verordening en de praktische handreikingen/trainingen/inrichting van werkprocessen e.d. En kunnen praktische zaken worden geconcretiseerd, zoals o.a.:

• Handreikingen voor het personeel (welke methoden kent de gemeente en onder welke voorwaarden, kaders en regels kun je deze gebruiken). Doel hierbij is een meer uniforme aanpak van participatie m.b.v. een duidelijk keuzeproces.
• Uitleg aan inwoners (wat kunnen ze van de gemeente verwachten op het vlak van participatie en welke kaders en regels zijn er).
• Aanschaffen en omgaan met eventueel nieuwe applicaties.

Dit is een belangrijke volgorde in het proces om te komen tot effectief beleid. Participatie is richtinggevend en legt de basis voor de keuze van communicatiemethoden en -middelen die passend gebruikt kunnen worden bij participatietrajecten.