Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheid

In overeenstemming met het Controleprotocol 2022-2024 en de Financiële verordening 2024 van gemeente Woudenberg en de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024 geeft het college van Burgemeester en Wethouders in de paragraaf Bedrijfsvoering een nadere toelichting op alle gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheidsonduidelijkheden, voor zover deze boven de door de gemeenteraad op 19 december 2024 vastgestelde rapportagegrens van € 25.500 liggen en ‘niet-acceptabel’ zijn. Daarbij wordt aangegeven welke (beheers)maatregelen zijn of nog worden getroffen om deze rechtmatigheidsafwijkingen op te heffen of in de toekomst te voorkomen. Aspecten die hierbij aan de orde moeten komen zijn de tussentijdse communicatie met de gemeenteraad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven - alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen. De toelichting op de onrechtmatigheden bestaat uit een beschrijving van de geconstateerde afwijking, een toelichting op het ontstaan van de afwijking en de vermelding van de actie die wordt ondernomen om rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen. De gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheidsonduidelijkheden boven de rapportagegrens van € 25.500 betreffen:

Onduidelijkheden

MetMaya kon ten tijde van de jaarrekeningcontrole geen controleverklaring aanleveren aan de gemeente Amersfoort over de getrouwheid en rechtmatigheid van de bestedingen in 2024. Als gevolg hiervan kan de gemeente Amersfoort geen zekerheid geven over de bestedingen voor gemeente Woudenberg voor het integraal zorgbudget MetMaya en de opstartkosten MetMaya. Dit betreft een bedrag van € 3.808.000. Omdat de rechtmatigheid hiervan niet aantoonbaar is, wordt dit bedrag als onduidelijkheid opgenomen in onze rechtmatigheidsverantwoording. Door deze onduidelijkheid wordt de verantwoordingsgrens van € 1.527.000. (3%) overschreden.

Afwijkingen

Begrotingscriterium

1.Niet ‘acceptabele’ begrotingsoverschrijdingen op de lasten per programma (niet conform artikel 11 van de Financiële verordening Woudenberg 2024).

Bevindingen : geen

Oorzaak : n.v.t.

2.Niet ‘acceptabele’ overschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten (niet conform artikel 11 van de Financiële verordening Woudenberg 2024).

Bevindingen : Geen investeringskrediet opgenomen voor Hoevelaar Fase 3 ad € 119.749.

Oorzaak : De kredietaanvraag stond oorspronkelijk gepland voor december 2024, maar is uitgesteld tot mei 2025. In de raadsvergadering van mei 2025 is hiervoor een bedrag van € 250.000 beschikbaar gesteld.

3.Begrotingsafwijkingen (overschrijdingen of onderschrijdingen) op baten per programma (niet tijdig aan gemeenteraad gemeld conform artikel 6 van de Financiële verordening Woudenberg 2024).

Bevindingen : geen

Oorzaak : n.v.t.

4.Begrotingsonderschrijdingen op de lasten per programma (niet tijdig aan gemeenteraad gemeld conform artikel 6 van de Financiële verordening Woudenberg 2024).

Bevindingen : geen

Oorzaak : n.v.t.

5.Onderschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten (niet tijdig aan gemeenteraad gemeld conform artikel 6 van de Financiële verordening Woudenberg 2024).

Bevindingen : geen

Oorzaak : n.v.t.

Voorwaardencriterium

1. Niet naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Bevindingen:

A. De inhuurkosten voor een integratiemedewerker hebben in 2024 de grens voor een verplichte Europese aanbesteding van € 221.000 (voor diensten) overschreden. De uitgaven in 2024 ten bedrage van € 111.223 zijn als financieel onrechtmatig (rechtmatigheidsfout) aangemerkt en in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

B. De inhuurkosten voor juridische diensten hebben in 2024 de grens voor een verplichte Europese aanbesteding van € 221.000 (voor diensten) overschreden. De uitgaven in 2024 ten bedrage van € 51.063 zijn als financieel onrechtmatig (rechtmatigheidsfout) aangemerkt en in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

C. De inhuurkosten van de BOA’s zijn overschreden, aangezien de inzet van drie ingehuurde personen als één enkele opdracht wordt aangemerkt in het kader van de Aanbestedingswet. De uitgaven in 2024 ten bedrage van € 74.894 zijn als financieel onrechtmatig (rechtmatigheidsfout) aangemerkt en in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

Oorzaak:

A. De inhuur is bewust voor een langere periode ingehuurd om de relevante werkzaamheden af te ronden tot en met juni 2025. Vanaf medio 2025 zal de inhuur worden beëindigd. Ter vervanging wordt actief gezocht naar een kandidaat die per juni 2025 in vaste dienst kan treden.

B. De jurist is bewust wat langer ingehuurd om de relevante werkzaamheden af te ronden. De betreffende jurist is vanaf november 2024 niet meer ingehuurd.

C. Binnen de organisatie is er geen rekening mee gehouden dat de inzet van drie ingehuurde personen op grond van de Aanbestedingswet als één opdracht wordt aangemerkt. Men ging ervan uit dat de gelijktijdige inhuur van twee personen als twee afzonderlijke opdrachten kon worden beschouwd. De derde BOA is per 1 augustus 2024 in dienst getreden.

Genomen maatregelen om deze rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen:

A. Bij iedere inhuur wordt gecheckt of deze (op basis van een zorgvuldige en transparante raming van de opdrachtwaarde) binnen de Europese grens blijft ja of nee. Soms kan het voorkomen dat personeel wat langer wordt ingehuurd om een belangrijk project af te ronden of omdat er geen goede vervanger beschikbaar is. Zodra dit speelt wordt het afgestemd met het college.

B. Bij iedere inhuur wordt gecheckt of deze (op basis van een zorgvuldige en transparante raming van de opdrachtwaarde) binnen de Europese grens blijft ja of nee. Soms kan het voorkomen dat personeel wat langer wordt ingehuurd om een belangrijk project af te ronden of omdat er geen goede vervanger beschikbaar is. Zodra dit speelt wordt het afgestemd met het college.

C. Bij iedere inhuur wordt gecheckt of deze (op basis van een zorgvuldige en transparante raming van de opdrachtwaarde) binnen de Europese grens blijft ja of nee. Soms kan het voorkomen dat personeel wat langer wordt ingehuurd om een belangrijk project af te ronden of omdat er geen goede vervanger beschikbaar is. Zodra dit speelt wordt het afgestemd met het college.

2. PGB WMO & Jeugd

Bevindingen:

De risicostrata van PGB WMO en Jeugd zijn weergegeven met als de meest waarschijnlijke foutbedragen in euro's.

Oorzaak:

Gestratificeerd betekent dat de betaalde uitgaven voor de WMO & Jeugdwet in heel Nederland zijn opgedeeld in twee groepen met een vergelijkbaar risicoprofiel: maandlonen en declaraties. Elke groep wordt aangeduid als een risicostratum, waarbij sprake is van een homogeen geheel met een gelijke foutkans. Dit houdt in dat de kans op een fout binnen een risicostratum voor alle gemeenten gelijk wordt verondersteld. De gekozen indeling in maandlonen en declaraties is gebaseerd op de uitkomsten van het onderzoek over 2023 en op actuele inzichten.

Genomen maatregelen om deze rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen:

N.V.T

3. BVDO

Bevindingen : Een beperkte dienstverleningsovereenkomst (Hierna: BDVO) geeft de mogelijkheid om inzet van hulp en ondersteuning te regelen bij een aanbieder zonder contract. Op deze wijze is het voor gemeenten mogelijk om in uitzonderlijke situaties alsnog de hulp en ondersteuning te regelen voor inwoners. De uitgaven in 2024 ten bedrage van € 56.456 zijn als financieel onrechtmatig (rechtmatigheidsfout) aangemerkt en in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

Oorzaak : De oorzaken zijn een uitspraak van een kinderrechter, naar een specifieke aanbieder die niet gecontracteerd is in de regio of vanwege het woonplaatsbeginsel. Het kan ook gaan om specifieke problematiek die niet of nog niet is ingekocht of die wegens tijdelijke tekort aan capaciteit bij gecontracteerde aanbieders. Met de regiogemeenten is de afspraak dat zij alleen met akkoord van hun afdelingsmanager een verzoek tot het opstellen van een BDVO kunnen indienen bij het coordinatieteam van het RISB. De onderbouwing voor een BDVO is de verantwoordelijkheid van een lokaal team in haar functie van wettelijke verwijzer. In het huidige proces wordt er geen rekening gehouden met het EU-aanbestedingsrichtlijnen.

Omdat het ondersteuning betreft voor specifieke problematiek, zijn het doorgaans ondersteuningstrajecten met hoge kosten. In de loop van de afgelopen vier jaar is bij sommige aanbieders het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen daardoor overschreden. De BDVO’s die door deze aanbieders zijn uitgevoerd zijn hierdoor onrechtmatig.

Genomen maatregelen om deze rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen:

In 2025 gaan we vaststellen of een gedeelte van de onrechtmatigheden kunnen oplossen door het aanpassen van de huidige contracten voor de ondersteuning die nu wordt geleverd op basis van BDVO’s. Als dat niet mogelijk is, dan moeten we de ondersteuning die nu op basis van BDVO’s worden geleverd meenemen op het moment dat er een nieuwe aanbesteding wordt uitgevoerd. Deze maatregelen zullen de onrechtmatigheid verkleinen in 2025 echter niet oplossen, omdat het afsluiten van BDVO’s is in de praktijk van belang om in diverse situaties de hulp en ondersteuning te kunnen regelen voor onze inwoners die nodig is.

4. Andere rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden uit de VIC op het gebied van het voorwaardencriterium.

Bevindingen: N.v.t.

Oorzaak: N.v.t

M&O criterium

Gemeente Woudenberg heeft geen (actueel) overkoepelend beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid) vastgesteld. Wel zijn er beheersmaatregelen ter voorkoming, opsporing en afdoening van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (overheidsgelden) die zijn geïntegreerd in de administratieve organisatie/interne controle van de organisatie. Gemeente Woudenberg heeft een risicoanalyse en een (verbijzonderd) intern controleplan opgesteld waarbij is besloten om de beheersmaatregelen hierin te integreren. Zoals uit de rechtmatigheidsverantwoording 2024 zoals opgenomen in de jaarrekening blijkt zijn er door de VIC in 2024 geen

rechtmatigheidsafwijkingen als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik van overheidsgelden gevonden.