Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheid

In overeenstemming met het Controleprotocol 2022-2024 en de Financiële verordening 2023 van gemeente Woudenberg en de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV van november 2023 geeft het college van Burgemeester en Wethouders in de paragraaf Bedrijfsvoering een nadere toelichting op alle gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheidsonduidelijkheden, voor zover deze boven de door de gemeenteraad op 22 december 2022 vastgestelde rapportagegrens van € 26.305 liggen en ‘niet-acceptabel’ zijn. Daarbij wordt aangegeven welke (beheers)maatregelen zijn of nog worden getroffen om deze rechtmatigheidsafwijkingen op te heffen of in de toekomst te voorkomen. Aspecten die hierbij aan de orde moeten komen zijn de tussentijdse communicatie met de gemeenteraad – of de reden waarom deze achterwege is gebleven - alsmede de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen. De toelichting op de onrechtmatigheden bestaat uit een beschrijving van de geconstateerde afwijking, een toelichting op het ontstaan van de afwijking en de vermelding van de actie die wordt ondernomen om rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen.

De gevonden individuele rechtmatigheidsfouten en individuele rechtmatigheidsonduidelijkheden boven de rapportagegrens van € 26.305 betreffen:

Begrotingscriterium

1.    Niet ‘acceptabele’ begrotingsoverschrijdingen op de lasten per programma (niet conform artikel 8 van de Financiële verordening Woudenberg 2023).

Bevindingen : geen

Oorzaak : n.v.t.

2. Niet ‘acceptabele’ overschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten (niet conform artikel 8 van de Financiële verordening Woudenberg 2023).

Bevindingen : geen

Oorzaak : n.v.t.

3.    Begrotingsafwijkingen (overschrijdingen of onderschrijdingen) op baten per programma (niet tijdig aan gemeenteraad gemeld conform artikel 6 van de Financiële verordening Woudenberg 2023).

Bevindingen : geen

Oorzaak : n.v.t.

4. Begrotingsonderschrijdingen op de lasten per programma (niet tijdig aan gemeenteraad gemeld conform artikel 6 van de Financiële verordening Woudenberg 2023).

Bevindingen : geen

Oorzaak : n.v.t.

5.    Onderschrijdingen van uitgaven op investeringskredieten (niet tijdig aan gemeenteraad gemeld conform artikel 6 van de Financiële verordening Woudenberg 2023).

Bevindingen : geen

Oorzaak : n.v.t.

Voorwaardencriterium

1.    Niet naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Bevindingen:

A.      De inhuurkosten voor een vergunningverlener hebben in 2023 de grens voor een verplichte Europese aanbesteding van € 215.000 (voor diensten) overschreden. De uitgaven in 2023 ten bedrage van € 81.543 zijn als financieel onrechtmatig (rechtmatigheidsfout) aangemerkt en in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

B.      Bij de uitbesteding van onderhoud bermen, sloten en duikers is in 2023 de grens voor een verplichte Europese aanbesteding van € 215.000 (voor diensten) overschreden. De uitgaven in 2023 ten bedrage van € 106.244 zijn als financieel onrechtmatig (rechtmatigheidsfout) aangemerkt en in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

Oorzaak:

A.      De vergunningverlener is bewust wat langer ingehuurd om de relevante werkzaamheden af te ronden. De betreffende vergunningverlener is vanaf 2024 niet meer ingehuurd.

B.      Voor 2023 is bij dezelfde externe partij als de drie voorgaande jaren gevraagd voor 1 jaar de werkzaamheden betreffende onderhoud bermen, sloten en duikers uit te voeren. Hierdoor wordt de grens voor een verplichte Europese aanbesteding van € 215.000 (voor diensten) overschreden.

Genomen maatregelen om deze rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te voorkomen:

A.      Bij iedere inhuur wordt gecheckt of deze (op basis van een zorgvuldige en transparante raming van de opdrachtwaarde) binnen de Europese grens blijft ja of nee. Soms kan het voorkomen dat personeel wat langer wordt ingehuurd om een belangrijk project af te ronden of omdat er geen goede vervanger beschikbaar is. Zodra dit speelt wordt het afgestemd met het college.

B.      Voor 2024 zijn de werkzaamheden betreffende onderhoud bermen, sloten en duikers Europees aanbesteed.

2.    Andere rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden uit de VIC op het gebied van het voorwaardencriterium.

Bevindingen : geen

Oorzaak : n.v.t.

M&O criterium

Gemeente Woudenberg heeft geen (actueel) overkoepelend beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid) vastgesteld. Wel zijn er beheersmaatregelen ter voorkoming, opsporing en afdoening van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (overheidsgelden) die zijn geïntegreerd in de administratieve organisatie/interne controle van de organisatie. Gemeente Woudenberg heeft een risicoanalyse en een (verbijzonderd) intern controleplan opgesteld waarbij is besloten om de beheersmaatregelen hierin te integreren. Zoals uit de rechtmatigheidsverantwoording 2023 zoals opgenomen in de jaarrekening blijkt zijn er door de VIC in 2023 geen

rechtmatigheidsafwijkingen als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik van overheidsgelden gevonden.